OTWA ProSpace

Guide complet / Vollständige Anleitung / Complete guide

01. Chapitre 1Willkommen und OTWA-MissionWelcome and OTWA mission

1. Welcome

Votre compte OTWA est déjà configuré avec votre biographie et 1 à 3 prestations créées lors de votre onboarding.

Vous pouvez maintenant :

1. 📝 Vérifier et ajuster votre profil
2. ⚙️ Modifier vos prestations existantes
3. ➕ Ajouter de nouvelles prestations (si nécessaire)
4. 🔄 Choisir votre mode de mise en relation
5. 📅 Activer votre agenda (optionnel)
6. 💬 Gérer vos demandes clients
7. 📊 Suivre et optimiser votre activité

💡 Objectif : optimiser votre visibilité et commencer à recevoir vos premières demandes rapidement.

2. Mission OTWA

OTWA est un écosystème suisse 🇨🇭 conçu pour :

  • connecter les clients avec les bons prestataires et espaces
  • valoriser les talents et infrastructures locales
  • simplifier la mise en relation professionnelle
  • centraliser les outils nécessaires à votre activité

Notre objectif est de vous permettre de développer votre activité de manière simple, efficace et durable.

3. Onboarding – Votre parcours sur OTWA

Voici les étapes clés pour gérer et développer votre activité :

  1. 📝 Compléter votre profil
  2. ⚙️ Ajuster vos prestations ou espaces existants
  3. ➕ Ajouter de nouvelles prestations (optionnel)
  4. 🔄 Choisir votre mode de mise en relation
  5. 📅 Activer votre agenda (optionnel)
  6. 🚀 Mettre à jour votre visibilité sur OTWA
  7. 💬 Recevoir et gérer vos demandes
  8. 📊 Suivre et optimiser votre activité

💡 Objectif : améliorer votre visibilité et obtenir vos premiers clients rapidement.

4. Résumé rapide du Pro Portal

Depuis ce dashboard, vous pouvez :

  • 📊 Suivre votre
    activité (CA uniquement via agenda)
  • 💬 Gérer vos messages et
    demandes clients
  • 📅 Gérer vos réservations
    (modifier, annuler, facturer)
  • 🛍️ Modifier vos prestations ou
    votre espace
  • 🔍 Optimiser votre visibilité
    sur OTWA
  • 🔄 Choisir votre mode de mise
    en relation
  • 🗓️ Gérer vos disponibilités et
    vacances
  • 🔗 Connecter votre agenda
    Google
  • ⚙️ Modifier votre profil et vos
    informations

💳 Paiements : en cours de développement (connexion
bancaire à venir)

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Ihr Profil und die ersten Angebote sind bereits eingerichtet. Prüfen Sie Biografie, Leistungen und Kontaktdaten. OTWA erhöht Ihre Sichtbarkeit und vermittelt Anfragen.
Your profile and initial offers are already set up. Check your biography, services and contact details. OTWA helps you gain visibility and receive enquiries.

02. Flux des demandes clients: Mise en relation (demande d’offre & chat)Offertanfragen und ChatQuote requests and chat

1. 📧 Notification par email

Vous recevez un email contenant le message du client ainsi que ses informations de contact. Un lien vous permet également d’accéder directement à votre dashboard.

2. 💻 Centralisation dans votre ProSpace

La demande est visible dans votre dashboard, dans la section Messages ainsi que sur votre page d’accueil. Vous y retrouvez toutes les informations du client.

3. 💬 Réponse flexible

Vous pouvez répondre directement :

  • depuis votre dashboard (section Messages)
  • ou par email

ℹ️ Fonctionnement du chat et des demandes d’offre

Lorsqu’un client vous contacte (chat ou demande d’offre), il lui est proposé d’indiquer comment il souhaite être recontacté (email, WhatsApp ou téléphone).

👉 Important : si le client a renseigné une préférence de contact, adaptez votre réponse en conséquence :

  • 📧 email → répondez par email
  • 📱 WhatsApp → contactez-le sur WhatsApp
  • 📞 téléphone → appelez-le directement

Si aucune préférence n’a été indiquée, vous pouvez répondre librement :

  • via votre dashboard (section Messages)
  • ou par email

💡 Objectif : faciliter une prise de contact rapide, personnalisée et efficace.

Ablauf: Offertanfrage und ChatFlow: quote request and chat
1. Sie erhalten eine E-Mail mit Nachricht und Kontaktdaten. 2. Die Anfrage erscheint im ProSpace-Dashboard unter Nachrichten. 3. Antworten Sie im Dashboard oder per E-Mail. 4. Wählt der Kunde E-Mail, WhatsApp oder Telefon, verwenden Sie diesen Kontaktweg. Ohne Auswahl können Sie den Kontaktweg selbst wählen.
1. You receive an email containing the message and customer details. 2. The request appears in the ProSpace dashboard under Messages. 3. Reply through the dashboard or email. 4. If the customer selects email, WhatsApp or phone, use their chosen method. If no preference is given, you may choose.
Benachrichtigung per E-MailEmail notification
Sie erhalten eine E-Mail mit der Nachricht, den Kontaktdaten des Kunden und einem direkten Link zu Ihrem ProSpace.
You receive an email containing the customer’s message, contact details and a direct link to your ProSpace.
Anfrage in ProSpace findenFind the request in ProSpace
Die Anfrage erscheint unter Nachrichten sowie auf der Dashboard-Startseite. Dort finden Sie die Kundendaten und den Gesprächsverlauf.
The request appears under Messages and on the dashboard home page. You can review the customer details and conversation history there.
Gewünschten Kontaktkanal beachtenUse the customer’s preferred contact method
Bei einer Offertanfrage oder im Chat kann der Kunde E-Mail, WhatsApp oder Telefon als Kontaktweg auswählen. Beachten Sie diese Präferenz: antworten Sie per E-Mail, schreiben Sie auf WhatsApp oder rufen Sie an.
When submitting a quote request or chat message, the customer can choose email, WhatsApp or phone. Follow that preference: reply by email, message them on WhatsApp or call them.
Wenn keine Präferenz angegeben istIf no preference is provided
Sie können unter Nachrichten in ProSpace oder direkt per E-Mail antworten. Klären Sie den Bedarf und vereinbaren Sie mit dem Kunden die nächsten Schritte.
You may reply in ProSpace under Messages or directly by email. Clarify the customer’s needs and agree on the next steps.
Wichtig: Eine Anfrage ist keine BuchungRemember: an enquiry is not a booking
Eine Offertanfrage oder Chatnachricht dient der Kontaktaufnahme. Sie blockiert nicht automatisch einen Termin in Ihrem Kalender.
A quote request or chat message starts a conversation. It does not automatically reserve a time slot in your calendar.
Capture d’écran — Flux des demandes clients: Mise en relation (demande d’offre & chat)

03. Flux des demandes clients: Mise en relation & agenda digital (booking fixe et call)Buchungen und digitaler KalenderBookings and digital calendar

1. 📲 Notification instantanée

Vous recevez une notification WhatsApp vous informant d’une nouvelle commande.

2. 📧 Confirmation complète par email

Un email vous est envoyé avec toutes les informations de la réservation (client, date, heure, prestation).

3. 💻 Gestion depuis votre ProSpace

Toutes les demandes sont centralisées dans votre dashboard, où vous pouvez les consulter et les gérer facilement.

4. 📅 Synchronisation avec votre agenda (optionnel)

Si vous avez activé l’intégration Google, le rendez-vous s’ajoute automatiquement à votre calendrier.

Ablauf: feste Buchung und CallFlow: fixed booking and call
1. WhatsApp informiert Sie über die neue Buchung. 2. Die E-Mail enthält Kunde, Datum, Uhrzeit und Leistung. 3. Sie verwalten die Buchung im ProSpace-Dashboard. 4. Bei aktivierter Google-Integration wird der Termin automatisch in den Kalender übernommen.
1. WhatsApp alerts you to the new booking. 2. An email contains the customer, date, time and service. 3. Manage the booking from your ProSpace dashboard. 4. If Google integration is enabled, the appointment is automatically added to your calendar.
WhatsApp-BenachrichtigungWhatsApp notification
Bei einer Buchung über den digitalen Kalender erhalten Sie eine WhatsApp-Benachrichtigung über die neue Bestellung.
When a booking is made through the digital calendar, you receive a WhatsApp notification about the new order.
Detaillierte Bestätigung per E-MailDetailed email confirmation
Eine E-Mail enthält die wichtigsten Angaben: Kunde, gebuchte Dienstleistung, Datum und Uhrzeit des Termins.
An email provides the key details: customer, selected service, appointment date and time.
Buchung in ProSpace verwaltenManage the booking in ProSpace
Die Buchung wird in Ihrem Dashboard zentral angezeigt. Prüfen Sie die Details und verwenden Sie die verfügbaren Verwaltungsfunktionen.
The booking is available in your dashboard. Open it to review the details and use the available management actions.
Google Kalender synchronisieren (optional)Sync Google Calendar (optional)
Wenn die Google-Kalender-Integration aktiviert ist, wird der Termin automatisch eingetragen. Ohne Integration finden Sie Ihre Buchungen weiterhin in ProSpace.
If Google Calendar integration is enabled, the appointment is added automatically. Otherwise, you can still manage bookings in ProSpace.
Unterschied zur OffertanfrageHow this differs from a quote request
Bei einer festen Buchung oder einem geplanten Gespräch wählt der Kunde einen verfügbaren Termin. Bei einer Offertanfrage oder im Chat nimmt er zunächst Kontakt auf, um sein Anliegen zu besprechen.
For a fixed booking or scheduled call, the customer selects an available time. With a quote request or chat, the customer contacts you first to discuss their needs.
Capture d’écran — Flux des demandes clients: Mise en relation & agenda digital (booking fixe et call)

04. 5.1. Accès et premières actionsZugang und erste SchritteAccess and first steps

Depuis cet espace, vous pouvez :

Une fois connecté à votre dashboard, vous pouvez accéder à vos paramètres principaux via votre profil.

➡️ En haut à droite de
votre écran, cliquez sur votre profil utilisateur

  • modifier vos informations personnelles
  • accéder aux paramètres généraux
  • changer votre mot de passe
  • vous déconnecter
Paramètres disponibles

Dans cette section, vous pouvez configurer :

  • votre nom / informations utilisateur
  • votre langue
  • votre fuseau horaire
  • votre mot de passe
Action recommandée

Nous vous recommandons fortement de :

➡️ changer votre mot de passe dès votre première connexion

Cela permet de sécuriser votre compte et vos données.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Melden Sie sich im ProSpace an, um Profil, Angebote, Anfragen und Einstellungen zu verwalten. Prüfen Sie zuerst Ihre Kontaktdaten und veröffentlichten Angebote.
Sign in to ProSpace to manage your profile, listings, enquiries and settings. Start by checking your contact details and published offers.
Capture d’écran — 5.1. Accès et premières actions

05. 5.2. Vue globale du dashboardDashboard-ÜbersichtDashboard overview

Vidéo de bienvenue

Une vidéo de présentation est disponible sur cette page.

👉 Nous vous recommandons de la visionner afin de comprendre rapidement le fonctionnement global de la plateforme

Sélection de la période

Avant d’analyser vos performances, vous pouvez :

➡️ sélectionner une période (dates)

Cela vous permet d’adapter l’affichage de vos données (chiffre d’affaires, ventes, etc.).

Indicateurs principaux

Vous trouverez plusieurs indicateurs clés :

  • Ventes totales
  • Retours
  • Gains
  • Montants de recevoir

👉 Ces données vous permettent d’avoir une vue rapide
de votre activité.

Analyse des performances

Un graphique vous permet de :

  • visualiser les tendance de vos ventes
  • analyser votre évolution dans le temps
  • interagir avec les données

➡️ Il est également possible d’exporter
ces données

Messages et notifications

Dans la section messages du dashboard, vous pouvez consulter :

  • les demande de contact / demandes d’offre
  • les messages envoyés par les clients
  • les annonces et informations transmises par OTWA
Tendances des commandes

Un tableau récapitulatif vous permet de voir :

  • vos meilleures ventes
  • les prestations ou espaces les plus performants
  • les tendances générales de vos commandes
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Das Dashboard zeigt Kennzahlen, Bestellungen, Nachrichten und Trends. Wählen Sie einen Zeitraum und prüfen Sie offene Anfragen.
The dashboard shows metrics, orders, messages and trends. Select a date range and review enquiries requiring action.
Capture d’écran — 5.2. Vue globale du dashboard

06. 5.3. CommandesBestellungenOrders

Vue des commandes

👉 Si vous utilisez uniquement la demande d’offre, aucune commande n’apparaîtra ici.

Cette section concerne uniquement les réservations effectuées via la fonction booking avec agenda digital.

Deux cas de figure existent :

  • créneau téléphonique, généralement à CHF 0
  • créneau fixe avec date, heure et lieu définis

Dans ce cas, les échanges se font via la section Messages.

Lorsqu’un client effectue une réservation, plusieurs actions automatiques se déclenchent, à la fois du côté du prestataire et du côté du client.

Important

Le système utilisé est également compatible avec la vente de produits.

Certains termes visibles dans l’interface, comme commande, livrée ou expédition, ne sont donc pas toujours parfaitement adaptés aux services.

Pour OTWA, il faut comprendre ces étapes comme un suivi de réservation et non comme un envoi de produit physique.

Flux automatique côté prestataire

Lorsqu’un client réserve un service via l’agenda digital, le prestataire reçoit automatiquement :

1. Un message WhatsApp
pour l’informer qu’un service a été réservé.

2. Un email de confirmation de réservation
avec les informations liées au booking.

3. Une invitation à gérer la réservation depuis son ProSpace
la réservation apparaît dans la section commandes.

4. Un fichier ICS / synchronisation calendrier (si activé)

si le calendrier du prestataire a été synchronisé, la réservation peut apparaître directement dans son agenda.

Selon la configuration, le prestataire peut voir l’invitation à accepter ou voir l’événement déjà ajouté automatiquement.

Flux automatique côté client

Lorsqu’une réservation est effectuée, le client reçoit automatiquement :

1. Une confirmation de commande sur otwa

2. Un email de confirmation de réservation

3. Un fichier ICS / invitation calendrier (si activé)

si le prestataire a synchronisé son agenda avec Google Calendar, le client peut aussi recevoir une invitation calendrier pour ajouter directement le rendez-vous à son propre agenda.

Étapes de la commande dans le ProSpace

1. Nouvelle commande
La réservation vient d’être effectuée et apparaît dans votre ProSpace. À ce stade, vous pouvez annuler la réservation si nécessaire.

👉 Si aucune action n’est effectuée, la réservation reste dans cette étape et est considérée comme confirmée automatiquement.

2. Confirmée
La réservation a été validée et vous permet d’accéder aux actions de gestion.

Vous pouvez notamment renvoyer une confirmation au client, envoyer une facture ou gérer la réservation.

3. Livrée
La réservation a été exécutée ou finalisée.
Cette étape correspond à la fin du processus.

Le terme provient d’un système e-commerce et n’est pas parfaitement adapté aux services, mais il représente ici une prestation terminée.

Depuis l’étape « Nouvelle commande »

Le prestataire peut :

  • confirmer la commande
  • annuler la commande

Si la commande est confirmée, elle passe dans l’étape Confirmée. (aucune notification est envoyée au client)

Depuis l’étape « Confirmée »

Cette action fait passer la commande dans l’étape Livrée.

Attention : cette action peut aussi renvoyer des notifications au client.

Le client peut alors recevoir à nouveau :

  • une confirmation de réservation
  • un email indiquant que sa demande a bien été acceptée

Cette action est donc surtout utile si vous souhaitez renvoyer une confirmation ou relancer le client.

Générer la facture
Le prestataire peut créer une facture depuis cette étape.

Envoyer la facture par email
Une fois générée, la facture peut être envoyée directement au client.

Annuler la commande
Selon les options disponibles, la commande peut aussi encore être annulée à ce stade.

Sans action, la réservation est considérée comme confirmée

Les clients reçoivent automatiquement toutes les confirmations nécessaires lors de leur réservation :

1. Une confirmation de commande sur otwa

2. Un email de confirmation de réservation

3. Un fichier ICS / invitation calendrier (si activé)

👉 Cela signifie que le prestataire n’est pas obligé d’effectuer une action dans le ProSpace.

Si aucune action n’est faite, la commande restera simplement dans l’étape

« Nouvelle commande », sans impact pour le client.

Options à ignorer

Certaines options comme :

  • livraison
  • gestion du stock

sont prévues pour la vente de produits physiques.

👉 Vous pouvez les ignorer si vous proposez des services ou des espaces.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Prüfen Sie den Status jeder Bestellung und öffnen Sie die Details zu Leistung, Kunde und Datum. Bearbeiten Sie neue Anfragen und aktualisieren Sie bei Bedarf den Status.
Check each order status and open its details to review the service, customer and date. Handle new requests and update the status when needed.
Capture d’écran — 5.3. Commandes

07. 5.4. Produits / Service / OffresProdukte, Dienstleistungen und AngeboteProducts, services and offers

Gestion de vos produits

Vous avez accès à tous les produits liés à votre compte, notamment :

  • votre biographie
  • vos prestations / services
  • ou votre espace/ local

👉 Ces éléments sont généralement créés lors de votre onboarding, mais restent entièrement modifiables.

Ajouter ou modifier des produits

Depuis cette section, vous pouvez :

  • modifier vos produits existants
    (services, espace, biographie)
  • ajouter de nouveaux produits
    selon votre activité

👉 Cela vous permet d’élargir votre offre directement sur la plateforme.

Champs à ignorer

Certains champs sont présents pour des fonctionnalités futures liées à la vente de produits
physiques :

  • état de la carte
  • quantité

👉 Vous pouvez ignorer ces champs si vous proposez des services ou des espaces.

Validation des modifications

Afin de garantir la qualité, la cohérence et les traductions sur la plateforme :

👉 certaines modifications que vous effectuez peuvent être soumises à approbation

  • votre service sera vérifié par OTWA
  • vous recevrez une notification une fois votre service approuvé
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Unter Produkte erstellen und bearbeiten Sie Leistungen, Biografien und Räume. Prüfen Sie die Angaben und speichern Sie Änderungen vor dem Verlassen.
Under Products you can create and edit services, biographies and spaces. Review the details and save changes before leaving.
Capture d’écran — 5.4. Produits / Service / Offres

08. 5.4.1 Modifier un produit (service, biographie ou espace)Produkt bearbeitenEdit a product

Étape essentielle : choix du type de produit

En haut de la page, vous trouverez deux options :

  • Numérique (Digital)
  • Service

👉 Ce choix est
très important, car il détermine le
mode de mise en relation avec vos clients.

Mode “Numérique (Digital)”

À utiliser pour :

  • la biographie
  • les services en demande d’offre (sans réservation directe)

👉 Dans ce cas :

  • le client vous contacte via un formulaire
  • son message sera visible dans le menu Messages
  • aucun agenda n’est activé
Mode “Service”

À utiliser lorsque vous souhaitez activer un système de réservation.

👉 Ce mode permet d’activer l’agenda digital pour :

  • 📅 des créneaux fixes (date, heure, lieu)
  • 📞 des créneaux de call / téléphone
Rappel des modes de mise en relation OTWA

OTWA propose 3 types de mise en relation :

1.📩 Demande d’offre

  • → contact via formulaire
  • → message visibles dans Messages
  • → type : Numérique

2. 📅 Booking agenda (créneaux fixes)

  • →réservation avec date, heure et lieu
  • → type : Service

3. 📞 Booking call (créneaux téléphoniques)

  • →réservation d’un appel
  • → type : Service
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Wählen Sie den passenden Produkttyp und Kontakt- bzw. Buchungsmodus. Prüfen Sie, ob Ihr Angebot über eine Anfrage oder buchbare Zeitfenster funktioniert.
Choose the correct product type and contact or booking method. Check whether your offer uses enquiries or bookable time slots.
Capture d’écran — 5.4.1 Modifier un produit (service, biographie ou espace)

09. 5.4.2 Informations sur le produitProduktinformationenProduct information

Nom du produit

Vous pouvez :

  • modifier le nom du produit / service / espace

👉 Choisissez un nom clair et représentatif de votre offre.

Images

Vous pouvez :

  • ajouter de nouvelles images
  • modifier les images existantes
  • supprimer des images

👉 Des visuels de qualité améliorent fortement l’attractivité de votre offre.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Verwenden Sie einen klaren Titel und hochwertige Bilder. Name und Fotos müssen das angebotene Produkt oder den Raum korrekt zeigen.
Use a clear title and high-quality photos. The name and images should accurately represent the service or space.
Capture d’écran — 5.4.2 Informations sur le produit

10. 5.4.3 Étiquettes (Tags)Tags und KategorienTags and categories

Exemples d’étiquettes

Vous pouvez combiner:

  • votre activité → poterie, coaching, massage
  • votre localisation → Berne, Bienne, Jura
  • votre type de service → atelier, location, événement

👉 Exemple : berne, poterie, atelier poterie, cours poterie, suisse, workshop

Bonnes pratiques
  • utilisez des mots-clés simples et recherchés
  • combinez activité + ville / région
  • ajoutez plusieurs variantes (FR / DE / EN si possible)
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Verwenden Sie nur passende Tags. Sie helfen Kunden bei Suche und Filtern. Vermeiden Sie Duplikate und zu allgemeine Begriffe.
Use relevant tags only. They help customers search and filter listings. Avoid duplicates and overly broad terms.
Capture d’écran — 5.4.3 Étiquettes (Tags)

11. 5.4.4 DescriptionBeschreibungDescription

Contenu de la description

Nous vous recommandons de :

  • rédiger une description claire et structurée
  • rester concis et précis
  • expliquer concrètement ce que vous proposez

👉 Évitez les descriptions trop vagues ou trop longues.

Bonnes pratiques

Nous vous recommandons de :

  • utilisez des phrases simples et compréhensibles
  • mettez en avant les points importants
  • gardez une structure propre et lisible

👉 Une description bien rédigée améliore fortement la
conversion.

Cohérence & validation

Pour garantir une bonne qualité sur la plateforme :

  • certaines descriptions peuvent être revues et ajustées par OTWA
  • vous recevrez une notification après validation

👉 Cela permet d’assurer une cohérence globale et une bonne visibilité.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Beschreiben Sie Inhalt, Zielgruppe, Ablauf und wichtige Bedingungen des Angebots. Schreiben Sie kurz, klar und konkret.
Explain what is included, who the offer is for, how it works and any important conditions. Keep the wording clear and practical.
Capture d’écran — 5.4.4 Description

12. 5.4.5 Champs méta personnalisésBenutzerdefinierte FelderCustom fields

À quoi servent les champs méta personnalisés?

Les champs méta personnalisés permettent de configurer les informations spécifiques de votre offre.

👉 Ces champs varient selon :

  • le type sélectionné (Numérique ou Service)
  • le type d’offre (service, biographie ou espace)

➡️ Il est donc normal que les champs soient
différents d’un produit à l’autre.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Metafelder ergänzen Ihr Angebot mit strukturierten Angaben. Füllen Sie die für Ihren Produkttyp relevanten Felder aus, damit Darstellung und Filter stimmen.
Metafields add structured information to your listing. Complete the fields relevant to your product type to improve display and filtering.

13. 5.4.6 Champs méta – ServiceMetafelder: DienstleistungMetafields: service

Langue

Permet de définir la langue
principale de votre service.

Your location / Zone d’activité

il permet de définir la zone géographique couverte par votre prestation ou service.

👉 Vous pouvez y indiquer :

  • Les villes, régions ou zones dans lesquelles vous intervenez
  • Si vous vous déplacez chez le client ou non
  • Les éventuels frais de déplacement (kilométriques, forfait, etc.)
  • Toute condition liée à la localisation de votre service

💡 Cas spécifique :


Lieu fixe (ex. salle, studio, cabinet) → indiquez simplement l’adresse

  • Service mobile (ex. coach, photographe, prestataire événementiel) → précisez votre zone d’intervention + conditions de déplacement

🎯 Objectif :

Permettre au client de comprendre immédiatement où et comment la prestation peut avoir lieu, sans ambiguïté.

Prix

Vous pouvez définir :

  • un prix fixe
  • ou un prix “à partir de”
Durée

Permet de préciser la durée
de votre prestation

Remarques

Champ libre pour ajouter des informations complémentaires

Dynamics Maps

Ce métachamp permet d’activer une carte interactive sur votre profil, afin de visualiser facilement la zone dans laquelle vous proposez vos prestations.

👉 Le contenu que vous renseignez ici détermine directement ce qui sera affiché sur la carte.

💡 1. Vous intervenez dans toute la Suisse

➡️ Indiquez simplement : Suisse

💡 2. Vous intervenez dans plusieurs cantons

➡️ Séparez les cantons par des virgules :

Vaud, Genève, Fribourg

💡 3. Vous intervenez dans une zone précise (ville / adresse)

➡️ Indiquez une adresse ou un lieu précis :

Rue du Lac 12, 2502 Biel/Bienne

Lausanne centre

💡 4. Vous avez un lieu fixe (cabinet, salle, studio)

➡️ Indiquez directement l’adresse complète pour un affichage précis sur la carte.

Location details (IMPORTANT)

Ce champ est très important :

  • il est envoyé directement au client dans la confirmation de commande
  • vous pouvez y ajouter :
  • l’adresse du lieu
  • un lien Google Meet / Teams
  • un lien WhatsApp
  • ou toute information utile pour le rendez-vous
Bon à savoir

➡️ En haut à droite de chaque champ, une indication
vous explique :

  • quoi remplir
  • comment l’information sera utilisée
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Tragen Sie Sprache, Einsatzgebiet, Preis, Dauer und Hinweise ein. Prüfen Sie bei ortsgebundenen Angeboten Standort- und Kartenangaben sorgfältig.
Enter language, service area, price, duration and useful notes. For location-based services, carefully check location and map details.
Capture d’écran — 5.4.6 Champs méta – Service

14. 5.4.7 Champs méta – BiographieMetafelder: BiografieMetafields: biography

Champs disponibles

Vous pouvez
compléter :

  • Valeur ajoutée → ce qui vous différencie
  • Approche → votre manière de travailler
  • Expertise → vos compétences et spécialités
Langue

Définit la langue principale de votre profil

Your location / Zone d’activité

Indique la zone où vous pouvez intervenir de manière générale.

👉 Ce champ doit refléter l’endroit où vous êtes disponible pour travailler

Important
  • Ce champ concerne votre zone d’activité globale
  • Le détail (online, sur place, etc.) se définit dans chaque prestation
À noter

👉 Cette section biographie
n’est pas disponible pour les espaces

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Beschreiben Sie Ihre Stärken, Arbeitsweise und Fachkompetenz. Ergänzen Sie Sprache und Einsatzgebiet, damit Kunden Sie leichter finden.
Describe your strengths, approach and expertise. Add your language and service area so customers can find the right provider.
Capture d’écran — 5.4.7 Champs méta – Biographie

15. 5.4.8 Champs méta – EspaceMetafelder: RäumlichkeitMetafields: space

Langue

Définit
la langue principale de votre espace

Your location / Zone d’activité

Ce champ permet de définir la localisation de votre lieu.

👉 Pour un lieu fixe (salle, studio, cabinet), indiquez uniquement l’adresse précise.

🎯 Objectif :

Permettre au client de localiser facilement le lieu, sans ambiguïté.

Dynamics Maps

Active la carte
interactive sur votre profil

Location details

Ce champ est très important :

  • il est envoyé directement au client dans la confirmation de commande
  • vous pouvez y ajouter :
  • l’adresse du lieu
  • un lien Google Meet / Teams
  • un lien WhatsApp
  • ou toute information utile pour le rendez-vous
Capacité

Nombre de personnes pouvant être accueillies

Taille & modularité

Surface de la salle et possibilité d’adaptation (configuration, disposition, etc.)

Équipement & commodités
  • équipements disponibles (tables, chaises, matériel, etc.)
  • amenities / commodités
Extérieur

Accès ou équipements extérieurs (terrasse, jardin, etc.)

Accès

Informations d’accès (gare, parking, transports, etc.)

Prix

Tarification de votre espace

Remarques

Informations complémentaires

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Geben Sie genaue Adresse, Kapazität, Fläche, Raumaufteilung, Ausstattung und Aussenbereiche an. Kontrollieren Sie die Position auf der Karte.
Enter the exact address, capacity, size, layout options, amenities and outdoor areas. Check the location on the map.
Capture d’écran — 5.4.8 Champs méta – Espace

16. 5.4.9 Type de réservationBuchungstypBooking type

Important

👉 Cette section est uniquement disponible si vous avez sélectionné :

➡️ Mode “Service” (et non “Numérique”)

Fonctionnement

Le mode Service permet d’activer l’agenda
digital, avec deux options :

  • 📅 Créneaux fixes (date, heure et lieu)
  • 📞 Créneaux de call (réservation d’un appel)
Types de créneaux

Vous pouvez :

  • sélectionner des modèles de créneaux déjà disponibles(ex : weekend work, call 30 min, etc.)
  • ou ajouter vos propres disponibilités :

➡️ via le bouton “+”

➡️ ou directement dans le menu des types de réservation

👉 Une section dédiée à la gestion des créneaux sera
expliquée plus loin dans ce mode d’emploi.

Mode Holiday

Vous trouvez également un mode :

➡️ Holiday

👉 Ce mode permet de :

  • désactiver temporairement vos disponibilités
  • bloquer votre agenda digital (vacances, indisponibilité)
Mode Numérique

👉 Si vous sélectionnez le mode Numérique:

  • cette section ne sera pas disponible
  • vous serez en demande d’offre (sans réservation)
Offertanfrage und Chat: freier AustauschQuote request and chat: flexible conversation
Ideal, wenn Preis, Dauer oder Inhalt vom Kundenprojekt abhängen. Der Kunde schreibt Ihnen; Sie vereinbaren die Details gemeinsam. Es wird kein Termin automatisch reserviert.
Best when price, duration or scope depends on the customer’s project. The customer contacts you and you agree on the details together. No time slot is booked automatically.
Feste Buchung: Termin direkt wählenFixed booking: direct time selection
Für standardisierte Leistungen mit fester Dauer und definierten Verfügbarkeiten. Der Kunde wählt direkt einen Termin im digitalen Kalender und erhält die Buchungsinformationen.
Use for a standard service with a set duration and defined availability. The customer selects a time in the digital calendar and receives booking details.
Gespräch: Termin für ErstkontaktCall: introductory appointment
Für ein Telefonat oder ein Erstgespräch zu einer festgelegten Zeit. Legen Sie Ihre Verfügbarkeiten fest und prüfen Sie die eingegangenen Buchungen in ProSpace.
Use for a phone call or initial discussion at a set time. Define your availability and review the resulting bookings in ProSpace.
Wie wählen Sie den passenden Modus?How to choose the right option
Individuelle Leistung oder Klärungsbedarf: Offertanfrage/Chat. Standardleistung mit Termin: feste Buchung. Erstgespräch vor einem Angebot: Anruf. Prüfen Sie stets Verfügbarkeit und Angebotsinformationen.
Custom service or unclear requirements: quote request/chat. Standard appointment-based service: fixed booking. Introductory discussion before a quote: call. Always check availability and listing details.
Capture d’écran — 5.4.9 Type de réservation

17. 5.4.10 TarificationPreisgestaltungPricing

Prix

Vous pouvez :

  • modifier le prix affiché sur votre service
  • adapter votre tarif selon votre offre
  • mettre le prix à 0 CHF si votre demande d’offre est gratuite ou votre prix d'entrée.
Important

👉 Le prix correspond directement à un créneau que vous avez configuré

Exemples :

  • 1h = prix pour 1 heure
  • 8h = prix pour une journée

➡️ Le tarif doit donc être cohérent avec la durée de votre prestation.

Variante et inventaire

Les sections Variante et Inventaire sont prévues pour des usages plus liés à la vente de produits.

👉 Si vous proposez un service ou un espace, vous pouvez généralement ignorer ces champs.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Geben Sie einen passenden Preis an und prüfen Sie mögliche Varianten. Kontrollieren Sie Verfügbarkeit und Bestand vor der Veröffentlichung.
Set a price that matches your offer and review any variants. Check availability and inventory settings before publishing.
Capture d’écran — 5.4.10 Tarification

18. 5.11 Remarques du commerçant /fournisseurHinweise des AnbietersProvider notes

Fonctionnement

Vous pouvez utiliser ce champ pour :

  • poser une question
  • ajouter une remarque
  • transmettre des informations
    complémentaires     lors d’une modification ou d’une demande d’approbation
Transmission

👉 Les informations saisies sont :

  • envoyées directement à nos équipes
  • traitées dans les plus brefs délais

➡️ Vous recevrez un retour si nécessaire.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Nutzen Sie dieses Feld für ergänzende Hinweise. Prüfen Sie, wo diese angezeigt werden, bevor Sie vertrauliche Angaben eintragen.
Use this field for relevant additional notes. Check where the notes appear before entering sensitive information.
Capture d’écran — 5.11 Remarques du commerçant /fournisseur

19. 5.12 Ajouter un produitProdukt hinzufügenAdd a product

Création

➡️ Cliquez sur “Ajouter un produit”

Choix du type & mise en relation

Lors de la création, vous devrez choisir :

  • Numérique (Digital)
  • Service

👉 Ce choix dépend du mode de mise en relation :

1.📩 Demande d’offre

  • → contact via formulaire
  • → message visibles dans Messages
  • → type : Numérique

2. 📅 Booking agenda (créneaux fixes)

  • →réservation avec date, heure et lieu
  • → type : Service

3. 📞 Booking call (créneaux téléphoniques)

  1. →réservation d’un appel
  2. → type : Service
Types de modèles disponibles

Les modèles sont organisés selon :

🧑‍💼 Type d’offre

  • Biographie
  • Service
  • Espace /local

🔄 Mode de mise en relation

  • 📩 Demande d’offre
  • 📅 Agenda digital (créneaux fixes)
  • 📞 Agenda digital (call / rendez-vous)

🌍 Langue

  • Modèles disponibles en plusieurs langues
Fonctionnement

👉 Le modèle sélectionné :

  • active automatiquement les bons champs méta
  • configure le bon type de mise en relation
  • garantit la cohérence de la plateforme
Bon à savoir

Choisissez toujours le modèle qui correspond à votre besoin

➡️ cela simplifie toute la configuration ensuite.

Drei Kontakt- und BuchungsartenThree contact and booking methods
1. Offertanfrage: Digital wählen. Der Kunde sendet eine Anfrage über das Formular; sie erscheint unter Nachrichten. 2. Feste Buchung: Service wählen. Der Kunde bucht Datum, Uhrzeit und Ort über verfügbare Zeitfenster. 3. Telefontermin (Call): Service wählen. Der Kunde reserviert einen Telefontermin über den Kalender. Wählen Sie jeweils die passende Vorlage, damit Felder und Buchungsablauf stimmen.
1. Quote request: choose Digital. The customer submits a form; the request appears in Messages. 2. Fixed booking: choose Service. The customer books an available date, time and location. 3. Call booking: choose Service. The customer reserves a phone appointment in the calendar. Select the matching template so fields and booking flows are configured correctly.
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Erstellen Sie ein neues Angebot, wählen Sie die passende Vorlage und ergänzen Sie Titel, Bilder, Beschreibung und Pflichtfelder. Prüfen Sie den Buchungsmodus und speichern Sie.
Create a listing, select the correct template and complete the title, images, description and required fields. Check the booking method, then save.
Capture d’écran — 5.12 Ajouter un produit

20. 6. PaiementsZahlungenPayments

Fonctionnalité en développement

La section Paiements est actuellement en cours de développement.

👉 Elle ne doit pas être utilisée pour le moment.

À savoir
  • Les paiements ne sont pas encore automatisés
  • Les transactions doivent être gérées directement avec vos clients
À venir

Cette section permettra prochainement :

  • de connecter votre compte bancaire
  • de suivre automatiquement votre chiffre d’affaires
  • de gérer les paiements directement via la plateforme
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Dieser Bereich befindet sich in Entwicklung. Gehen Sie nicht von einer verfügbaren oder bestätigten Zahlung aus, ohne den aktuellen Ablauf zu prüfen.
This section is under development. Do not assume payment is available or confirmed without checking the current process for your offer.
Capture d’écran — 6. Paiements

21. 7. Types de réservationVerfügbarkeiten und BuchungenAvailability and bookings

Fonctionnement

➡️ Ici, vous pouvez :

  • voir les types de réservation déjà actifs
  • créer de nouvelles disponibilités
  • adapter vos créneaux selon vos prestations ou services
Ajouter des disponibilités

👉 Vous pouvez :

  • utiliser des modèles existants (ex : call 30 min, workshop, etc.)
  • ou créer vos propres créneaux via le bouton “+”
Mode Holiday

➡️ Le mode Holiday permet de :

  • désactiver temporairement vos disponibilités
  • vous mettre en indisponible (vacances)
Configuration des créneaux(Appointment)

Dans cette section, vous trouverez deux options :

  • Rental → non utilisé pour le moment
  • Appointment → ✅ à utiliser

➡️ Sélectionnez toujours Appointment

Paramétrage

Une fois dans Appointment, vous pouvez configurer :

  • Titre du créneau
  • Quantité par créneau (ex : 10 places disponibles)
  • Durée (en minutes)
  • Temps avant / après chaque créneau
  • Délai de réservation minimum (clôture)
  • Disponibilité maximale (jusqu’à combien de jours votre agenda est ouvert)
Horaires

Vous pouvez :

  • activer / désactiver des jours
  • définir une heure de début
  • définir une heure de fin
Important

Les heures sont actuellement affichées en format américain (AM/PM) dans le système.

(en cours de développement)

Kalender richtig einrichtenSet up the booking calendar
Unter Buchungsarten können Sie Zeitfenster anlegen oder ändern und mit Holiday vorübergehend deaktivieren. Wählen Sie Appointment, nicht Rental. Legen Sie Titel, Plätze pro Zeitfenster, Dauer, Puffer davor/danach, Mindestvorlauf, maximalen Buchungshorizont sowie verfügbare Tage und Uhrzeiten fest. Zeiten können derzeit im AM/PM-Format angezeigt werden.
Under Booking types, create or edit availability and temporarily disable it using Holiday mode. Choose Appointment, not Rental. Set the slot title, capacity, duration, buffers before/after, minimum advance notice, maximum booking window, available days and start/end times. Times may currently appear in AM/PM format.
Verfügbarkeiten vorbereitenSet up your availability
Prüfen Sie vor der Freischaltung fester Buchungen oder Anrufe die Tage, Uhrzeiten, Termindauer und Abwesenheiten. Ein aktueller Kalender verhindert nicht erfüllbare Buchungen.
Before enabling fixed bookings or calls, check your working days, hours, slot duration and time off. An up-to-date calendar prevents bookings you cannot fulfil.
Nach einer neuen BuchungAfter a new booking
Prüfen Sie WhatsApp- und E-Mail-Benachrichtigungen und öffnen Sie die Buchung in ProSpace, um Kunde, Leistung und Termin zu kontrollieren.
Check WhatsApp and email notifications, then open the booking in ProSpace to verify the customer, service and time.
Google Kalender und ÜbersichtGoogle Calendar and follow-up
Die Google-Kalender-Integration ist optional. Ist sie aktiv, werden Termine in den Kalender eingetragen. ProSpace bleibt die zentrale Übersicht zur Verwaltung Ihrer Anfragen.
Google Calendar integration is optional. When enabled, appointments are added to your calendar. ProSpace remains the central place to review and manage requests.
Capture d’écran — 7. Types de réservation

22. 8. MessagesNachrichtenMessages

Demandes d’offre

Vous y retrouvez les demandes d’offre envoyées par les clients, avec :

  • les informations du client
  • la date de la demande
Messages / chats clients

Cette partie permet de consulter les messages envoyés par les clients via le chat ou l’outil de communication.

Annonces de la plateforme

Vous pouvez également y voir les annonces et communications envoyées par la
plateforme.

Répondre à un message

Vous pouvez répondre directement depuis cette section.

Une fois votre réponse envoyée, le client la reçoit par email.

Notifications email

Lorsqu’un client vous envoie une demande d’offre ou un message :

  • vous recevez un email de notification
  • cet email contient déjà un aperçu du message
  • il vous invite à vous connecter à votre dashboard pour répondre
Fonctionnement du chat(important)

Le chat fonctionne volontairement de manière simple :

  • le client envoie un message
  • vous répondez une fois
  • le client reçoit votre réponse par email

👉 Le chat ne continue pas sous forme de conversation continue dans le dashboard

👉 Si le client souhaite reprendre contact, il doit faire une nouvelle demande via la section chat.

🔒 Vos coordonnées personnelles (email, téléphone) ne sont pas automatiquement communiquées

Accès depuis le dashboard

Ce menu est également accessible directement depuis votre dashboard ProSpace.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Hier finden Sie Offertanfragen, Kundenchats und Mitteilungen. Öffnen Sie die Unterhaltung zum Antworten und prüfen Sie auch Ihre E-Mail-Benachrichtigungen.
Find quote requests, customer chats and announcements here. Open a conversation to reply and also monitor email notifications.
Capture d’écran — 8. Messages

23. 9. RéconciliationAbstimmungReconciliation

Fonctionnalité en développement

Le menu Réconciliation n’est actuellement pas
utilisé.

👉 Vous pouvez ignorer cette section pour le moment.

À savoir

Cette fonctionnalité permettra à terme :

  • de suivre les transactions
  • de faire le lien entre commandes et paiements
  • de faciliter le suivi financier global
Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Diese Funktion befindet sich in Entwicklung. Nutzen Sie für die Transaktionskontrolle die derzeit verfügbaren Angaben und Ihre eigenen Belege.
This feature is under development. For transaction tracking, use the information currently available and your own records.
Capture d’écran — 9. Réconciliation

24. 10. ParamètresEinstellungen und IntegrationenSettings and integrations

Paramètres généraux

Vous pouvez modifier:

  • la langue
  • le fuseau horaire
Profil du fournisseur

Vous pouvez renseigner :

  • les informations de votre entreprise
  • les données de facturation
  • votre numéro WhatsApp
  • votre email de contact

💡 Ces informations sont importantes pour la réception des notifications.

Paramètres de synchronisation

⚠️ Cette section n’est pas utilisée pour le
moment.

Intégration (IMPORTANT)

Vous pouvez connecter votre Google
Agenda.

Flux de réservation (agenda digital)

Lorsque vous utilisez un mode agenda
digital (créneau fixe ou call), le client reçoit
automatiquement :

  • ✅ une confirmation de commande
  • 📅 un récapitulatif de réservation :
    • lieu
    • date
    • heure
    • service réservé
Avec Google Agenda activé

Si l’intégration est activée :

  • le client reçoit un fichier ICS
    ➝ ajout direct dans son calendrier
  • la réservation est automatiquement ajoutée dans
    ➝ votre Google Agenda (prestataire)
Recommandation

💡 Nous recommandons fortement d’activer cette option

➡️ automatisation complète

➡️ meilleure expérience client

➡️ moins d’erreurs ou d’oublis

Historique de téléchargemen

Vous pouvez consulter les fichiers et documents téléchargés depuis votre compte.

Verstehen und einrichtenUnderstand and configure
Prüfen Sie Kontaktdaten, Anbieterprofil und Synchronisierung. Wenn Sie einen Kalender verbinden, testen Sie Synchronisierung und Benachrichtigungen vor der Freigabe von Terminen.
Review contact details, provider profile and sync settings. If you connect a calendar, test syncing and notifications before opening time slots.