OTWA Prospace-Anleitung

🌍 1. Willkommen

Ihr OTWA-Konto ist bereits mit Ihrer Biografie und 1 bis 3 Leistungen, die während Ihres Onboardings erstellt wurden, vorkonfiguriert.

Sie können nun:

1. 📝 Ihr Profil überprüfen und anpassen
2. ⚙️ Ihre bestehenden Leistungen bearbeiten
3. ➕ Neue Leistungen hinzufügen (falls erforderlich)
4. 🔄 Ihre bevorzugte Kontaktmethode wählen
5. 📅 Ihren Kalender aktivieren (optional)
6. 💬 Ihre Kundenanfragen verwalten
7. 📊 Ihre Aktivitäten verfolgen und optimieren

💡 Ziel: Ihre Sichtbarkeit optimieren und schnell erste Anfragen erhalten.

🇨🇭 2. OTWA-Mission

OTWA ist ein Schweizer Ökosystem 🇨🇭, das darauf ausgelegt ist, um:

Kunden mit den richtigen Anbietern und Räumlichkeiten zu verbinden
lokale Talente und Infrastrukturen zu fördern
die berufliche Vernetzung zu vereinfachen
die für Ihre Tätigkeit benötigten Tools zu zentralisieren

Unser Ziel ist es, Ihnen die Entwicklung Ihres Geschäfts auf eine einfache, effiziente und nachhaltige Weise zu ermöglichen.

📈 3. Onboarding – Ihr Weg bei OTWA

Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte zur Verwaltung und Entwicklung Ihres Geschäfts aufgeführt:

📝 Ihr Profil vervollständigen
⚙️ Vorhandene Leistungen oder Räumlichkeiten anpassen
➕ Neue Leistungen hinzufügen (optional)
🔄 Ihre Kontaktart auswählen
📅 Ihren Kalender aktivieren (optional)
🚀 Ihre Sichtbarkeit auf OTWA aktualisieren
💬 Ihre Anfragen erhalten und verwalten
📊 Ihr Geschäft verfolgen und optimieren

💡 Ziel: Ihre Sichtbarkeit zu verbessern und schnell Ihre ersten Kunden zu gewinnen.

⚡ 4. Kurze Zusammenfassung des Pro Portals

Von diesem Dashboard aus können Sie:

📊 Ihre Aktivität verfolgen (Umsatz nur über den Kalender)
💬 Ihre Nachrichten und Kundenanfragen verwalten
📅 Ihre Buchungen verwalten (ändern, stornieren, abrechnen)
🛍️ Ihre Dienstleistungen oder Ihren Bereich ändern
🔍 Ihre Sichtbarkeit auf OTWA optimieren
🔄 Ihren Kontaktmodus auswählen
🗓️ Ihre Verfügbarkeiten und Urlaube verwalten
🔗 Ihren Google-Kalender verbinden
⚙️ Ihr Profil und Ihre Informationen ändern

💳 Zahlungen: in Entwicklung (Bankverbindung folgt)

Wenn ein Kunde Sie über eine Angebotsanfrage oder den Chat kontaktiert, werden alle Informationen für eine schnelle und einfache Nachverfolgung zentralisiert.

🔄 Workflow Kundenanfragen: Kontaktaufnahme (Angebotsanfrage & Chat)

1. 📧 E-Mail-Benachrichtigung

Sie erhalten eine E-Mail mit der Nachricht des Kunden sowie dessen Kontaktdaten. Ein Link ermöglicht Ihnen auch den direkten Zugriff auf Ihr Dashboard.

2. 💻 Zentralisierung in Ihrem ProSpace

Die Anfrage ist in Ihrem Dashboard im Bereich Nachrichten sowie auf Ihrer Startseite sichtbar. Dort finden Sie alle Kundeninformationen.

3. 💬 Flexible Antwort

Sie können direkt antworten:

über Ihr Dashboard (Bereich Nachrichten)
oder per E-Mail

ℹ️ Funktionsweise von Chat und Angebotsanfragen

Wenn ein Kunde Sie kontaktiert (Chat oder Angebotsanfrage), wird ihm angeboten, anzugeben, wie er kontaktiert werden möchte (E-Mail, WhatsApp oder Telefon).

👉 Wichtig: Wenn der Kunde eine Kontaktpräferenz angegeben hat, passen Sie Ihre Antwort entsprechend an:

📧 E-Mail → antworten Sie per E-Mail
📱 WhatsApp → kontaktieren Sie ihn über WhatsApp
📞 Telefon → rufen Sie ihn direkt an

Wenn keine Präferenz angegeben wurde, können Sie frei antworten:

über Ihr Dashboard (Bereich Nachrichten)
oder per E-Mail

💡 Ziel: eine schnelle, personalisierte und effektive Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Wenn ein Kunde eine Buchung mit einem aktivierten Kalender (Buchung oder Anrufzeiten) vornimmt, wird alles automatisch synchronisiert, um Ihnen die Verwaltung zu erleichtern.

🔄 Kundenanfragefluss: Vermittlung & digitale Terminplanung (feste Buchungen und Anrufe)

1. 📲 Sofortbenachrichtigung

Sie erhalten eine WhatsApp-Benachrichtigung über eine neue Bestellung.

2. 📧 Vollständige Bestätigung per E-Mail

Sie erhalten eine E-Mail mit allen Informationen zur Buchung (Kunde, Datum, Uhrzeit, Leistung).

3. 💻 Verwaltung über Ihren ProSpace

Alle Anfragen werden in Ihrem Dashboard zentralisiert, wo Sie diese einfach einsehen und verwalten können.

4. 📅 Synchronisierung mit Ihrem Kalender (optional)

Wenn Sie die Google-Integration aktiviert haben, wird der Termin automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt.

🔐 5.1. Zugriff und erste Schritte

⚙️ Von hier aus können Sie:

Sobald Sie sich in Ihrem Dashboard angemeldet haben, können Sie über Ihr Profil auf Ihre Haupteinstellungen zugreifen.

➡️ Oben rechts auf
Ihrem Bildschirm klicken Sie auf Ihr Benutzerprofil

Ihre persönlichen Daten bearbeiten
auf die allgemeinen Einstellungen zugreifen
Ihr Passwort ändern
sich abmelden

🧑‍💼 Verfügbare Parameter

In diesem Abschnitt können Sie Folgendes konfigurieren:

Ihren Namen / Benutzerinformationen
Ihre Sprache
Ihre Zeitzone
Ihr Passwort

🔒 Empfohlene Aktion

Wir empfehlen Ihnen dringend:

➡️ Ihr Passwort bei der ersten Anmeldung zu ändern

Dies dient der Sicherheit Ihres Kontos und Ihrer Daten.

🧭 5.2. Globale Ansicht des Dashboards

🎥 Willkommensvideo

Auf dieser Seite ist ein Präsentationsvideo verfügbar.

👉 Wir empfehlen Ihnen, es anzusehen, um die allgemeine Funktionsweise der Plattform schnell zu verstehen.

📅 Zeitauswahl

Bevor Sie Ihre Leistungen analysieren, können Sie:

➡️ einen Zeitraum (Datum) auswählen

So können Sie die Anzeige Ihrer Daten (Umsatz, Verkäufe usw.) anpassen.

📊 Wichtige Indikatoren

Sie finden mehrere Schlüsselindikatoren:

Gesamtumsatz
Rücksendungen
Gewinne
Zu erhaltende Beträge

👉 Diese Daten ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick
über Ihre Aktivitäten.

📈 Leistungsanalyse

Ein Diagramm ermöglicht es Ihnen:

die Entwicklung Ihrer Verkaufszahlen zu visualisieren
Ihre Entwicklung im Zeitverlauf zu analysieren
mit den Daten zu interagieren

➡️ Es ist auch möglich, diese Daten zu exportieren

💬 Nachrichten und Benachrichtigungen

Im Bereich „Nachrichten“ des Dashboards können Sie Folgendes einsehen:

die Kontaktanfragen / Angebotsanfragen
die von Kunden gesendeten Nachrichten
die von OTWA übermittelten Ankündigungen und Informationen

📦 Bestelltrends

Eine zusammenfassende Tabelle zeigt Ihnen:

Ihre Bestseller
die leistungsstärksten Dienstleistungen oder Räume
die allgemeinen Trends Ihrer Bestellungen

📦 5.3 Bestellungen

📋 Auftragsübersicht

👉 Wenn Sie nur die Angebotsanfrage nutzen, erscheint hier keine Bestellung.

Dieser Abschnitt betrifft nur Buchungen, die über die Funktion Buchung mit digitalem Terminkalender vorgenommen wurden.

Es gibt zwei Szenarien:

Telefontermin, in der Regel zu CHF 0
fester Termin mit festgelegtem Datum, Uhrzeit und Ort

In diesem Fall erfolgt der Austausch über den Nachrichtenbereich.

Wenn ein Kunde eine Buchung vornimmt, werden mehrere automatische Aktionen ausgelöst, sowohl auf Seiten des Anbieters als auch auf Seiten des Kunden.

⚠️ Wichtig

Das verwendete System ist auch mit dem Produktverkauf kompatibel.

Einige in der Oberfläche sichtbare Begriffe wie Bestellung, geliefert oder Versand sind daher nicht immer perfekt für Dienstleistungen geeignet.

Für OTWA sollten diese Schritte als Reservierungsverfolgung und nicht als Versand eines physischen Produkts verstanden werden.

🛠️ Automatische Anbieterseite

Wenn ein Kunde einen Dienst über den digitalen Terminkalender bucht, erhält der Dienstleister automatisch:

1. Eine WhatsApp-Nachricht
um ihn darüber zu informieren, dass ein Dienst gebucht wurde.

2. Eine Buchungsbestätigungs-E-Mail
mit den Informationen zur Buchung.

3. Eine Einladung, die Buchung über seinen ProSpace zu verwalten
die Buchung erscheint im Bereich „Bestellungen“.

4. Eine ICS-Datei / Kalendersynchronisation (sofern aktiviert)

wenn der Kalender des Dienstleisters synchronisiert wurde, kann die Buchung direkt in seinem Terminkalender erscheinen.

Je nach Konfiguration kann der Dienstleister die Einladung zur Annahme sehen oder das Ereignis bereits automatisch hinzugefügt sehen.

🛠️ Clientseitiger Autoflow

Wenn eine Buchung vorgenommen wird, erhält der Kunde automatisch:

1. Eine Auftragsbestätigung auf otwa

2. Eine Buchungsbestätigungs-E-Mail

3. Eine ICS-Datei / Kalendereinladung (falls aktiviert)

Wenn der Dienstleister seinen Kalender mit Google Kalender synchronisiert hat, kann der Kunde auch eine Kalendereinladung erhalten, um den Termin direkt zu seinem eigenen Kalender hinzuzufügen.

🌍 Schritte zur Bestellung im ProSpace

1. Neue Bestellung
Die Buchung wurde gerade vorgenommen und erscheint in Ihrem ProSpace. Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Buchung bei Bedarf stornieren.

👉 Wenn keine Aktion ausgeführt wird, bleibt die Buchung in diesem Schritt und wird automatisch als bestätigt betrachtet.

2. Bestätigt
Die Buchung wurde validiert und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Verwaltungsaktionen.

Sie können insbesondere eine Bestätigung an den Kunden senden, eine Rechnung versenden oder die Buchung verwalten.

3. Geliefert
Die Buchung wurde ausgeführt oder abgeschlossen.
Dieser Schritt entspricht dem Ende des Prozesses.

Der Begriff stammt aus einem E-Commerce-System und ist nicht perfekt für Dienstleistungen geeignet, aber er steht hier für eine abgeschlossene Leistung.

🆕 Seit dem Schritt „Neue Bestellung“

Der Dienstleister kann:

die Bestellung bestätigen
die Bestellung stornieren

Wenn die Bestellung bestätigt wird, wechselt sie in den Status Bestätigt. (es wird keine Benachrichtigung an den Kunden gesendet)

✅ Ab dem Status „Bestätigt“

Diese Aktion ändert den Status der Bestellung zu Geliefert.

Achtung: Diese Aktion kann auch Benachrichtigungen an den Kunden senden.

Der Kunde kann dann erneut erhalten:

eine Buchungsbestätigung
eine E-Mail, die bestätigt, dass seine Anfrage akzeptiert wurde

Diese Aktion ist daher besonders nützlich, wenn Sie eine Bestätigung erneut senden oder den Kunden erneut kontaktieren möchten.

Rechnung erstellen
Der Dienstleister kann in diesem Schritt eine Rechnung erstellen.

Rechnung per E-Mail senden
Nach der Erstellung kann die Rechnung direkt an den Kunden gesendet werden.

Bestellung stornieren
Je nach den verfügbaren Optionen kann die Bestellung auch in diesem Stadium noch storniert werden.

🟢 Wenn keine weiteren Schritte unternommen werden, gilt die Reservierung als bestätigt

Kunden erhalten automatisch alle notwendigen Bestätigungen bei ihrer Buchung:

1. Eine Bestellbestätigung auf otwa

2. Eine Buchungsbestätigungs-E-Mail

3. Eine ICS-Datei / Kalendereinladung (falls aktiviert)

👉 Das bedeutet, dass der Anbieter keine Aktion im ProSpace durchführen muss.

Wenn keine Aktion durchgeführt wird, bleibt die Bestellung einfach im Schritt

„Neue Bestellung“, ohne Auswirkungen auf den Kunden.

📦 Zu ignorierende Optionen

Einige Optionen wie:

Lieferung
Bestandsverwaltung

sind für den Verkauf von physischen Produkten vorgesehen.

👉 Sie können diese ignorieren, wenn Sie Dienstleistungen oder Räumlichkeiten anbieten.

🛍️ 5.4. Produkte / Dienstleistungen / Angebote

📋 Produktverwaltung

Sie haben Zugriff auf alle mit Ihrem Konto verknüpften Produkte, einschließlich:

Ihrer Biografie
Ihrer Leistungen / Services
oder Ihrer Räumlichkeiten / Ihres Standorts

👉 Diese Elemente werden in der Regel während Ihres Onboardings erstellt, bleiben aber vollständig editierbar.

➕ Produkte hinzufügen oder bearbeiten

In diesem Bereich können Sie:

Ihre bestehenden Produkte bearbeiten
(Dienstleistungen, Platz, Biografie)
neue Produkte hinzufügen
je nach Ihrer Tätigkeit

👉 Dadurch können Sie Ihr Angebot direkt auf der Plattform erweitern.

⚠️ Zu ignorierende Felder

Einige Felder sind für zukünftige Funktionen im Zusammenhang mit dem Verkauf von
physischen Produkten vorhanden:

Kartenstatus
Menge

👉 Sie können diese Felder ignorieren, wenn Sie Dienstleistungen oder Räumlichkeiten anbieten.

⏳ Änderungen werden validiert

Um die Qualität, Konsistenz und Übersetzungen auf der Plattform zu gewährleisten:

👉 einige Änderungen, die Sie vornehmen, können genehmigungspflichtig sein

Ihr Dienst wird von OTWA überprüft
Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Dienst genehmigt wurde

⚙️ 5.4.1 Produkt bearbeiten (Dienstleistung, Biografie oder Bereich)

🔑 Wesentlicher Schritt: die Wahl des Produkttyps

Oben auf der Seite finden Sie zwei Optionen:

Digital
Service

👉 Diese Wahl ist
sehr wichtig, da sie die
Art der Kundeninteraktion bestimmt.

📩 Modus „Digital“

Zur Verwendung für:

die Biografie
Leistungsangebote auf Anfrage (ohne direkte Buchung)

👉 In diesem Fall:

der Kunde kontaktiert Sie über ein Formular
seine Nachricht wird im Menü Nachrichten sichtbar sein
es ist kein Kalender aktiviert

📅 Modus „Wartung“

Zu verwenden, wenn Sie ein Buchungssystem aktivieren möchten.

👉 Dieser Modus ermöglicht es, den digitalen Terminkalender zu aktivieren für:

📅 feste Termine (Datum, Uhrzeit, Ort)
📞 Telefontermine

🔄 Erinnerung an die OTWA-Kontaktwege

OTWA bietet 3 Arten der Kontaktaufnahme an:

1.📩 Angebotsanfrage

→ Kontakt über Formular
→ Nachrichten sichtbar in Nachrichten
→ Typ: Digital

2. 📅 Terminbuchung (feste Slots)

→ Buchung mit Datum, Uhrzeit und Ort
→ Typ: Dienstleistung

3. 📞 Anruf-Buchung (telefonische Slots)

→ Buchung eines Anrufs
→ Typ: Dienstleistung

📝 5.4.2 Produktinformationen

✏️ Produktname

Sie können:

den Namen des Produkts / der Dienstleistung / des Bereichs ändern

👉 Wählen Sie einen klaren und repräsentativen Namen für Ihr Angebot.

🖼️ Bilder

Sie können:

neue Bilder hinzufügen
bestehende Bilder bearbeiten
Bilder löschen

👉 Hochwertige Bilder erhöhen die Attraktivität Ihres Angebots erheblich.

🔍 Wozu dienen die Tags?Sie helfen zu definieren, wie Ihr Service oder Ihre Räumlichkeiten von Kunden gefunden werden.👉 Je relevanter Ihre Tags sind, desto höher sind Ihre Chancen, sichtbar zu sein.

🏷️ 5.4.3 Etiketten (Tags)

✏️ Etikettenbeispiele

Sie können kombinieren:

Ihre Tätigkeit → Töpfern, Coaching, Massage
Ihre Lokalisation → Bern, Biel, Jura
Ihre Art von Dienstleistung → Workshop, Vermietung, Event

👉 Beispiel: bern, töpfern, töpferkurs, kurse töpfern, schweiz, workshop

📈 Best Practices

Verwenden Sie einfache, häufig gesuchte Keywords
Kombinieren Sie Aktivität + Stadt/Region
Fügen Sie mehrere Varianten hinzu (DE / EN / FR wenn möglich)

📝 5.4.4 Beschreibung

✏️ Beschreibungsinhalt

Wir empfehlen Ihnen:

eine klare und strukturierte Beschreibung zu verfassen
prägnant und präzise zu sein
konkret zu erklären, was Sie anbieten

👉 Vermeiden Sie zu vage oder zu lange Beschreibungen.

🎯 Bewährte Praktiken

Wir empfehlen Ihnen, Folgendes zu beachten:

verwenden Sie einfache und verständliche Sätze
heben Sie wichtige Punkte hervor
achten Sie auf eine saubere und lesbare Struktur

👉 Eine gut formulierte Beschreibung verbessert die Konversion erheblich.

⚠️ Konsistenz & Validierung

Um eine hohe Qualität auf der Plattform zu gewährleisten:

können einige Beschreibungen von OTWA überarbeitet und angepasst werden
erhalten Sie eine Benachrichtigung nach der Validierung

👉 Dies gewährleistet globale Kohärenz und gute Sichtbarkeit.

🧩 5.4.5 Benutzerdefinierte Metafelder

🔍 Wozu dienen benutzerdefinierte Metafelder?

Mit benutzerdefinierten Metafeldern können Sie spezifische Informationen zu Ihrem Angebot konfigurieren.

👉 Diese Felder variieren je nach:

gewähltem Typ (Digital oder Dienstleistung)
Art des Angebots (Dienstleistung, Biografie oder Bereich)

➡️ Es ist daher normal, dass die Felder
von Produkt zu Produkt unterschiedlich sind.

🧩 5.4.6 Metafelder – Dienst

🌐 Sprache

Ermöglicht die Festlegung der Hauptsprache
Ihres Dienstes.

📍 Ihr Standort / Gewerbegebiet

Er ermöglicht es, das geografische Gebiet zu definieren, in dem Ihre Dienstleistung angeboten wird.

👉 Sie können angeben:

Die Städte, Regionen oder Gebiete, in denen Sie tätig sind
Ob Sie sich zum Kunden bewegen oder nicht
Mögliche Reisekosten (Kilometerpauschale, Pauschalpreis usw.)
Alle Bedingungen in Bezug auf den Standort Ihrer Dienstleistung

💡 Spezifische Fälle:

Fester Standort (z. B. Raum, Studio, Praxis) → Geben Sie einfach die Adresse an

Mobiler Service (z. B. Coach, Fotograf, Eventdienstleister) → Geben Sie Ihr Einsatzgebiet und die Reisebedingungen an

🎯 Ziel:

Dem Kunden sofort klar verständlich machen, wo und wie die Dienstleistung stattfinden kann – ohne Unklarheiten.

💰 Preis

Sie können festlegen:

einen Festpreis
oder einen „Ab-Preis“

⏱️ Dauer

Ermöglicht die Angabe der Dauer
Ihrer Leistung

📝 Bemerkungen

Freifeld für zusätzliche Informationen

🗺️ Dynamics Maps

Dieses Metafeld ermöglicht es, eine interaktive Karte auf Ihrem Profil zu aktivieren, damit Kunden den Bereich, in dem Sie Ihre Dienstleistungen anbieten, einfach visualisieren können.

👉 Die hier eingegebenen Informationen bestimmen direkt, was auf der Karte angezeigt wird.

💡 1. Sie sind in der ganzen Schweiz tätig

➡️ Geben Sie einfach ein: Schweiz

💡 2. Sie sind in mehreren Kantonen tätig

➡️ Trennen Sie die Kantone durch Kommas:

Vaud, Genf, Freiburg

💡 3. Sie sind in einem bestimmten Gebiet tätig (Stadt / Adresse)

➡️ Geben Sie eine genaue Adresse oder einen Ort an:

Rue du Lac 12, 2502 Biel/Bienne

Lausanne Zentrum

💡 4. Sie haben einen festen Standort (Praxis, Raum, Studio)

➡️ Geben Sie direkt die vollständige Adresse an, damit sie präzise auf der Karte angezeigt wird.

📌 Details zum Standort (WICHTIG)

Dieses Feld ist sehr wichtig:

es wird direkt an den Kunden in der Bestellbestätigung gesendet
Sie können Folgendes hinzufügen:
die Adresse des Ortes
einen Google Meet / Teams Link
einen WhatsApp Link
oder jede andere nützliche Information für den Termin

💡 Gut zu wissen

➡️ Oben rechts in jedem Feld erklärt Ihnen eine Angabe:

was einzugeben ist
wie die Informationen verwendet werden

🧩 5.4.7 Metafelder – Biografie

🧑‍💼 Verfügbare Felder

Sie können folgende Punkte
ergänzen:

Mehrwert → was Sie auszeichnet
Vorgehensweise → Ihre Arbeitsweise
Expertise → Ihre Fähigkeiten und Spezialgebiete

🌐 Sprache

Legt die Hauptsprache Ihres Profils fest